WEG-Verwaltung

Wirtschaftsplan

Der Verwalter erstellt einen Wirtschaftsplan je Wirtschaftsjahr einschließlich Ausweis der Verteilung je Kosten / Einnahmeart in Form von Gesamt-/Einzelwirtschaftsplänen gem. §28 WEG je Sonder-/Teileigentum. Das Wirtschaftsjahr ist das Kalenderjahr, sofern für die Gemeinschaft nichts anderes geregelt ist.

Die Höhe der Hausgelder wird alljährlich von dem Verwalter in Form eines Wirtschaftsplans vorgeschlagen. Dieser Wirtschaftsplan ist dem Verwaltungsbeirat zur Begutachtung vorzulegen und sodann der Eigentümerversammlung zur Genehmigung durch Beschluss.

Jahresabrechnung

  • Jahresabrechnung
    Der Verwalter erstellt eine alljährliche Abrechnung über die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben im Abrechnungszeitraum je Sonder-/Teileigentum und eventuellen Sondernutzungsrechten auf Basis der in der Gemeinschaftsordnung oder sonstigen, durch Vereinbarung / Beschlussfassung der Wohnungseigentümer bestimmten Verteilerschlüssel.
  • Zinsen
    Die Hausgeldabrechnung weist neben den Zinseinnahmen die von dem Kreditinstitut an den Fiskus abgeführte Kapitalertragssteuer aus, sowie die hiervon auf die Einheiten entfallenden Anteile.
  • Haushaltsnahe Dienstleistungen
    Die Hausgeldabrechnung weist die Ausgaben der Gemeinschaft für haushaltsnahe Dienstleistungen gem. § 35a EStG aus, sowie die hiervon auf die Einheiten entfallenden Anteile.
  • Erhaltungsrücklage
    Die Hausgeldabrechnung weist die Entwicklung der Instandhaltungsrücklage aus (WEMOG seit 01.12.2020).
  • Vermögensstatus
    Der Status enthält die Angaben über Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber Eigentümern und Dritten, sowie über Kontenstände der Gemeinschaft zu Beginn und zum Ende des Abrechnungsjahres.
  • Einsicht in Unterlagen der Abrechnung
    Sämtliche Unterlagen und Belege stehen allen Miteigentümern zur Einsichtnahme während der Bürozeiten – nach vorheriger Terminabsprache – im Büro der Verwaltung zur Verfügung. Diese Regelung ersetzt das Auslegen der Belege in der Eigentümerversammlung. Die Anfertigung von Kopien für einzelne Eigentümer kann der Verwalter von der Zahlung der hierdurch entstehenden Kosten des Verwaltervertrages abhängig machen.

Eigentümerversammlung und Niederschrift

  • Eigentümerversammlung
    Die Durchführung der ordentlichen Eigentümerversammlung erfolgt in der Regel bis zum Ende des II. Quartals nach Abschluss des Wirtschaftsjahres, sofern rechtzeitig alle Abrechnungsdaten und ‑unterlagen zur Verfügung stehen und es nicht pandemie-bedingt zu erheblichen Einschränkungen von Versammlungsmöglichkeiten kommt.
  • Vorsitz und Niederschrift
    Sofern die Versammlung nichts anderes beschließt, führt der Verwalter den Vorsitz in der Eigentümerversammlung und sorgt für eine ordnungsgemäße Niederschrift der Beschlüsse.
  • Beschluss-Sammlung
    Der Verwalter führt die Beschluss-Sammlung gem. § 24 Abs. 7 WEG.

Hausordnung

Der Verwalter sorgt für die Durchführung der beschlossenen Haus-/Nutzungsordnungen. Schriftlich gemeldete Verstöße gegen die Haus-/Nutzungsordnung mahnt der Verwalter bei dem für die Störung verantwortlichen Eigentümer mündlich oder schriftlich unter Angabe des Namens des Beschwerdeführers ab. Die nächste Eigentümerversammlung wird unterrichtet, wenn die Abmahnung bis dahin ohne Erfolg geblieben ist. Ein gerichtliches Vorgehen bedarf jedoch grundsätzlich einer Genehmigung der Eigentümerversammlung durch Beschluss.

Überwachen der Verträge der Gemeinschaft

Der Verwalter betreut und überwacht die Leistungen der Vertragspartner der Gemeinschaft und schließt insbesondere nach Maßgabe der Beschlüsse, der Gemeinschaftsordnung und der Gesetze die notwendigen Versicherungen für die Gemeinschaft ab und überprüft die Versicherungssumme, um Unterdeckungen auszuschließen.

Geldverwaltung

Der Verwalter legt die gemeinschaftlichen Gelder auf Giro- und Anlagekonten bei einer deutschen Bank oder Sparkasse nach Wahl der Gemeinschaft getrennt von seinem eigenen Vermögen und dem anderer Gemeinschaften an. Der Verwalter führt die Konten unter dem Namen der Gemeinschaft. Er verwaltet die Gelder nach den Grundsätzen eines ordentlichen Kaufmanns.

Rechnungskontrolle

Der Verwalter führt die rechnerische Prüfung aller Kauf-, Lieferanten-, Dienstleistungs- und Reparaturrechnungen, Hauswart- und Bargeldkassen durch.

Buchführung

Der Verwalter richtet eine übersichtliche, kaufmännisch ordnungsgemäß geführte Buchhaltung im Vertragszeitraum ein, getrennt von derjenigen für andere Gemeinschaften. Diese beinhaltet insbesondere:

  • Das Führen und Abrechnen von Hausgeldkonten je Sonder-/Teileigentum
    – Einnahmekonten für Erträge;
    – Ausgabekonten je Kontenart (ohne Ausweis der Mehrwertsteuer);
    – Rücklagekonten einschließlich Anlage der Mittel;
    – Konten für Mitarbeiter der Gemeinschaft (ohne Steuerberatungsleistung);
    – Verrechnungskonten für Versicherungsschäden am gemeinschaftlichen Eigentum bis zur Erstattung der verauslagten Beträge;
  • Das Buchen der Bankbewegungen für die Hausgeldzahlungen und Abrechnungsergebnisse
  • Das Überwachen der pünktlichen Hausgeldzahlung
  • Die Veranlassung der jährlichen Ablesung des Wärmeverbrauchs, das Melden der Gesamtheizkosten an das von der Gemeinschaft beauftragte Serviceunternehmen, das Buchen der von diesem Unternehmen errechneten Einzelkosten je Sonder-/Teileigentum in die Einzel-/Jahresabrechnung.

Technische Kontrollen am Gemeinschaftseigentum

  • Anwesenheit vor Ort
    Zur Werterhaltung und um entstehende Schäden frühzeitig zu erkennen, nimmt der Verwalter eine technische Überprüfung des Gemeinschaftseigentums im Rahmen einer jährlichen Begehung der Wohnanlage vor.
  • Sonderfachleute
    Soweit notwendig, zieht der Verwalter Sonderfachleute auf Kosten der Gemeinschaft hinzu (z.B. bei Meldungen von Mängeln in einzelnen Wohnungen zur Abklärung, inwieweit das Gemeinschaftseigentum hierfür kausal verantwortlich ist).

Abwicklung von Schadenfällen

  • Empfehlung:
    Der Verwalter trifft Empfehlungen bei der Auswahl technischer Lösungen und wirkt bei den Preisverhandlungen und der Vergabe von Aufträgen für das Gemeinschaftseigentum mit.
  • Klärung:
    Der Verwalter klärt Zuständigkeiten bei Schäden am Sonder-/Gemeinschaftseigentum.
  • Schadensminderung:
    Der Verwalter gibt Empfehlungen an die Wohnungseigentümer zur Schadensminderung und -beseitigung und kümmert sich um die Abwicklung von Versicherungsschäden.